Выставка

[Mikha]

Коллеги, посоветуйте практический материал по подготовке к выставке.
Интересует весь процесс в целом и все зоны ответственнности.

Сфера выставки: Пищевая промышленность

[Evaleks]

В.В. Кеворков "практический маркетинг-2 руководство по внедрению" Приложение 15. Как получить максимальный эффект от участия в выставках. с. 194

[CARMEN]

Выбор места
- при входе желательно, там, где ваш стенд будет бросаться в глаза
- держись правого ряда (он психологически приоритетнее)
Оформление стенда
-дополнительное оборудование заказывай, что не входит в основную плату за аренду площади, если это необходимо
Промо
-задействуй промоутеров, если есть в штате
-печатай листовки, любую рекламную информацию надо выносить на люди
Выставка - хороший шанс показать себя
-фирменные бэджи
-необходимый запас визиток
-подкованность информацией о вашей фирме представителей (стендистов), их умение общаться
-активное общение на выставке с представителями других компаний и потенциальных партнеров
Требуй скидки со стоимости аренды, насколько это возможно.
Оповещение, СМИ
-если бюджет позволяет, и выставка масштабна, то можно сделать заказной сюжет на местном ТВ..
-обычно участникам предлагают напечатать статью в своем издании, спроси у пресс-секретаря или иного отвественного организатора выставки (но тираж малый у таких изданий, зато бесплатно )

[CARMEN]

по пищевой промышленности - конечно, образцы продукции и дегустация!

[Evaleks]

Кеворков В.В.
КАК ПОЛУЧИТЬ МАКСИМАЛЬНЫЙ
ЭФФЕКТ ОТ УЧАСТИЯ В
ВЫСТАВКАХ?
По материалам журнала «Английский бизнес-клуб» http://www.anglo-business-club.com/
Выставки являются одним из наиболее эффективных средств повышения продаж и позволяют достичь целевой аудитории в течение нескольких дней. Причем это единственное средство, которое приводит заинтересованного покупателя непосредственно к продавцу. Оно позволяет использовать все пять чувств, позволяет демонстрировать продукт, отвечать на вопросы, опровергать возражения — и что самое важное — строить отношения с вашими потенциальными покупателями. Однако не следует, просто заказав выставочную площадь, ожидать, что весь мир упадет к вашим ногам. Поэтому необходимо потратить несколько часов своего драгоценного времени для того, чтобы составить подробный план действий:
— определите, почему вы выставляетесь именно на этой выставке;
— определите вашу целевую аудиторию;
— определите информацию, которую вы хотите донести до аудитории;
— определите реалистичные цели для участия;
— определите, как участие в данной выставке соотносится с ва
шей маркетинговой стратегией
ПЕРЕД ВЫСТАВКОЙ
Надеемся, что вы уже определились со списком всех интересных для вашей компании выставок, проанализировали количественный и качественный состав посетителей и выбрали ту, на которой будете участвовать. Теперь время за тем, чтобы заложить фундамент успеха.
ОПРЕДЕЛИТЕ СВОИ ЗАДАЧИ
Вы хотите получить 200 заказов? Заключить контракты с тремя новыми дилерами? Или представить абсолютно новый продукт клиентам, конкурентам и представителям СМИ? Чем яснее вы определите
свои цели, тем больше у вас шансов достичь их. Это является, возможно, самой важной задачей при планировании участия в выставках.
ПЛАНИРОВАНИЕ СТЕНДА
Расположение, дизайн и программа мероприятий вашего стенда должны отражать то, чего вы хотите достичь. Даже если вы имеете стандартный корпоративный стенд, подумайте, как вы можете изменить его, чтобы привлечь больше посетителей.
ПЕРСОНАЛ
Штат, занятый на выставке, также должен соответствовать целям выставки. Будут ли присутствовать технические специалисты, которые могут рассказать о ваших продуктах и услугах более подробно? Или топ-менеджеры, чья задача — общение с высокопоставленными посетителями? Хватит ли улыбающихся стендистов, которые привлекают посетителей на ваш стенд? Все это должно быть оговорено заранее.
СКАЖИТЕ ЛЮДЯМ, ПОЧЕМУ ОНИ ДОЛЖНЫ ПОСЕТИТЬ ВАС
Это наиболее простой и очевидный метод привлечения публики на ваш стенд: просто сказать миру, что вы представляете. Недавние исследования показали, что 83% компаний, которые добились хорошего результата на выставках (собранных заказов или отзывов в прессе) были те, кто заранее позаботился о рассылке информационных материалов своим потенциальным клиентам.
РЕКЛАМА И ПАБЛИК РИЛЕЙШНЗ ДО ВЫСТАВКИ
Разошлите уведомления о программе вашего стенда предварительно зарегистрировавшимся посетителям выставки. Это обычный здравый смысл: сообщить людям, что вы будете делать во время выставки и почему они должны посетить ваш стенд. Но многие почему-то забывают об этом. Добавьте в сообщение немного интриги, используйте юмор. В общем, постарайтесь, чтобы ваша информация была интересной.
Не забудьте узнать у организаторов, какие средства массовой информации будут освещать выставку. Получите имена и адреса главных редакторов и перешлите им подготовленные вами пресс-релизы. Очень хорошо, если в них будут фотографии. И всегда во всех материалах добавляйте «Вы можете увидеть нас на стенде №....»

НЕ ЗАБЫВАЙТЕ О СПОНСОРСТВЕ
Спонсорство может быть очень эффективным и недорогим средством достижения ваших целей. Обычно предлагается самые различные варианты: от спонсорства отдельных семинаров до разрешения раздавать свои рекламные материалы непосредственно на входе. Но наиболее интересные и оригинальные варианты появляются тогда, когда организаторы выставки и компания садятся вместе и начинают думать. Просто будьте откровенны и расскажите организаторам о своих целях и своем бюджете. Вы всегда найдете подходящее решение.
ИСПОЛЬЗУЙТЕ ИНТЕРНЕТ
Сегодня многие выставки имеют свои веб-сайты для того, чтобы привлечь посетителей. Если у вас есть свой корпоративный веб-сайт, постарайтесь узнать, каким образом можно обменяться линками (банерами) с сайтом выставки.
ВО ВРЕМЯ ВЫСТАВКИ
Итак, день открытия наступил. Ваши цели определены. Вся подготовительная работа завершена. Персонал подготовлен. Вот открываются двери и поток посетителей устремляется к вашему стенду. Началось!
Хотя во время выставки всегда наблюдается дефицит времени, все-таки постарайтесь выделить несколько минут на осуществление следующих мероприятий.
ПРОВОДИТЕ СОВЕЩАНИЯ СО СВОИМ ПЕРСОНАЛОМ КАЖДЫЙ ДЕНЬ
Помните, что именно персонал несет основную ответственность за эффективность вашего выступления на выставке. Поэтому ежедневные совещания по итогам дня необходимы. Напоминайте каждому о целях присутствия на выставке, его роли и задачах. Сообщайте, какие успехи уже достигнуты. Определяйте победителя в ежедневном соревновании за лучший заказ. И, самое важное, поддерживайте энергию и хорошее настроение у своих сотрудников.
ПРОВОДИТЕ ОПТИМАЛЬНОЕ КОЛИЧЕСТВО ВРЕМЕНИ С ПОСЕТИТЕЛЯМИ
Достаточно важно определить, сколько времени вы можете проводить с потенциальными клиентами. Желательно тратить его не слишком много (вы должны встретиться и с другими посетителями), но и не слишком мало (вам все-таки нужно получить заказ). И снова определение количества времени зависит от ваших целей. Но удостоверьтесь, что ваша система соответствует вашим потребностям.
ОПРЕДЕЛИТЕ ТЕХНОЛОГИЮ РАБОТЫ НА СТЕНДЕ
Для стендистов существует стандартная процедура, хорошо зарекомендовавшая себя на практике.
1. Привлечение внимания. Останавливайте людей, используя цвет, движения, звук, броскую графику и конкурсы.
2. Отсеивание. Вежливо прекращайте контакт с людьми, которые не представляют для вас интереса. Задавайте вопросы: «Вы покупаете лампы для своей организации?» и если они не являются потенциальными клиентами, то не задерживайте их: «Тогда я не хотел бы занимать ваше время. Желаю удачного дня!»
3. Объяснения. Говорите спокойно и уверенно. Проводите короткие демонстрации. Используйте примеры. И старайтесь довести беседу до логического конца — заключения сделки.
4. Встреча. Если вы о чем-то договорились с посетителем, сразу передайте его тому, кто работает с клиентами (для того чтобы не тратить зря время стендиста).
БУДЬТЕ ПРИВЕТЛИВЫ!
Мы часто видим эту картину на выставках. Скрещенные руки на груди, чтение газет, разговоры между собой и ноль внимания на посетителей. Попробуйте разделить сумму, затраченную вами на участие в выставке, на количество минут, когда она открыта. Полученная цифра, наверняка, произведет на вас впечатление. Поэтому напомните вашему персоналу, что нужно вести себя активнее. Понятно, что очень трудно целый день улыбаться и вести беседу на одни и те же темы, но делать это необходимо.
СИСТЕМАТИЗИРУЙТЕ ВСЕ ВАШИ КОНТАКТЫ
Используйте специальные методы для того, чтобы классифицировать заказы.
Например, такой вариант:
Большой заказ, покупают сразу;
Маленький заказ, покупают сразу;
Большой заказ, думают;
Маленький заказ, думают;
Интересуются продуктом, послана литература;
Обычный контакт.
ПОСТОЯННО РАБОТАЙТЕ С ПРЕССОЙ
Приглашайте журналистов на ваш стевд или приходите в гости к ним. Всегда поддерживайте достаточное количество информационных материалов о своей компании в конференц-залах выставки. Сотрудничайте с организаторами выставки, чтобы направить журналистов прямо на ваш стенд.
Создайте специальный уголок для общения с клиентами.
Многочасовые хождения по выставке утомляют людей. Если вы предложите потенциальному клиенту кофе, прохладительные напитки и возможность отдохнуть в комфортабельном кресле, то вероятность получения выгодного заказа резко повышается.
ПОСЛЕ ВЫСТАВКИ
Итак, посетители ушли. Стенд разобрали и унесли. Самое время присесть и проанализировать все события, произошедшие на выставке.
ОБЩЕЕ СОБРАНИЕ КОМАНДЫ
Проведите совещание со всеми, кто работал на стенде. Честно проанализируйте, что было сделано удачно, а что нет. Учтите каждое предложение для того, чтобы повысить эффект от участия в выставке в будущем. Впечатления вашего персонала — очень важный источник информации.
ОЦЕНИТЕ ВАШИ РЕЗУЛЬТАТЫ
Вспомните список целей, которые вы хотели бы достичь, участвуя в выставке. Сейчас самое время сверить полученные цифры с ожидаемыми. Если они совпадают, подумайте, как вы смогли бы повторить этот успех на следующей выставке. Если нет, определите, в чем причина неудачи.
СЛЕДИТЕ ЗА ЗАКАЗАМИ
Не оцениваете результаты выставки сразу же после закрытия. Многие компании получают заказы в течение трех, шести или даже девяти месяцев после выставки. Только тогда можно оценить реальные результаты.
НЕ ЗАБЫВАЙТЕ ПРО КОНТАКТЫ
Каждый посетитель, который обратил внимание на вашу продукцию, не должен быть забыт. Степень контакта может быть разной:
письмо с благодарностью за заказ, телефонный звонок или информационный буклет.
Для ваших потенциальных клиентов в течение недели после выставки становится ясно, кто действительно заинтересован в получении заказа от них, а кто нет. Поэтому не забывайте об этом.
СДЕЛАЙТЕ ПОЧТОВУЮ РАССЫЛКУ ДЛЯ ВСЕХ ПОСЕТИТЕЛЕЙ ВЫСТАВКИ
Многие организаторы выставок рассылают пригласительные билеты по различным адресам. Попросите или купите эту базу данных. Короткое письмо с «Извините, что наш стенд не привлек вашего внимания, но знаете ли Вы что...» может принести несколько новых заказов.
ПРОДОЛЖАЙТЕ РАБОТАТЬ С ПРЕССОЙ
Позвоните журналистам, с которыми вы встречались во время выставки и уточните, имеют ли они достаточно информации о ваших продуктах и услугах. Расскажите им о достигнутых результатах. Очень часто пресса готовит специальные обзоры, посвященные итогам выставки, и ваша информацию с удовольствием будет использована
ЗАКАЖИТЕ ПЛОЩАДЬ НА СЛЕДУЮЩЕЙ ВЫСТАВКЕ
Если ваше участие было успешным, постарайтесь забронировать лучшую площадь на следующей подобной выставке. Это поможет вам получить значительную скидку и получить лучшее место.
Британские гуру в области бизнеса утверждают, что выставки являются одним из наиболее эффективных, если не самым эффективным средством маркетинга. Действительно, при правильном подходе результат может превзойти ожидания. Однако необходимо знать, каким образом использовать все преимущества таких мероприятий.

[Mikha]

Шестьдесят золотых правил участия в выставке - добрый десяток-другой будет полезен и в условиях наших реалий...

1. Прежде, чем принять решение об участии в выставке, определите ваши цели.
Определите группу ваших потенциальных посетителей
Зачем вы участвуете: чтобы развить свой рынок? Проникнуть на рынок? Изучить рынок? Ваша цель должна быть ясна каждому до того, как вы приступите к работе. Исходя из поставленной цели, выберите выставку.
2. Закажите выставочную площадь.
Согласуйте с организаторами размеры и расположение вашего стенда. Сопоставьте сумму взноса с вашим бюджетом. Убедитесь, что выставочное место соответствует вашей экспозиции. Расточительно, например, привезти на выставку полихлорвиниловые трубы с пластиковым покрытием и обнаружить, что они входят в оборудование водопроводной системы стенда.
3. Согласуйте бюджет.
Расходы имеют четыре основных статьи:
а) затраты на выставочную площадь
б) затраты на выставочное оборудование
в) затраты на работу с посетителями
г) затраты на оплату труда работников
Директор выставки, контролирующий бюджет, должен составить график работы, точкой отсчета в котором должен быть день открытия выставки. Основные этапы должны быть ограничены сроками. Все дни общих совещаний должны быть заранее установлены, а каждый член коллектива должен работать по своему собственному графику.
4. Закажите проект стенда.
Дизайнер должен хорошо знать отрасль промышленности, которой вы продаете продукцию. Его композиция должна выделить продукт, а не отвлекать от него внимание. Не забывайте о таких традиционных средствах, как растения, эффекты с водой, флажки и знамена, настенные панно. Вы достигнете максимального эффекта, если эти детали станут неотъемлемой частью вашей экспозиции. Но, если в ходе споров вы решите добавить их в последний момент, то никакой пользы от этого не будет.
5. Закажите специальное оборудование.
Для демонстрации некоторой продукции может понадобиться электроснабжение, вода, сжатый воздух и др. для подачи воды нужен водопровод, для доставки сжатого воздуха — баллоны. Если требуется повышение напряжения, нужно точно определить, какое. Помните, что машины в движении смотрятся более эффективно, нежели стационарные. Но вы должны строго подчиняться технике безопасности.
6. Утвердите проект оформления стенда.
В какой-либо экстравагантности экспозиции нет необходимости: когда стенд будет заполнен народом, его попросту не будет видно. Простой, но тщательно оформленный стенд, желательно с добавлением движущихся деталей, которые привлекают внимание, — самый лучший вариант. Помните, что для многих ваш стенд отожествляется с вашей компанией. Это ее единственная визуальная характеристика — как для ваших старых клиентов, так и для тех, кто видит вас впервые.
7. Согласуйте проект стенда с организаторами.
Проект стенда должен соответствовать государственным и местным требованиям планирования, правилам организаторов и владельцев выставочного зала. Организаторы вправе ознакомиться с вашим проектом. Правда, это необязательно, если вы заказываете модуль.
8. Наймите и проинструктируйте подрядчика, который будет строить стенд.
Из полученных от разных подрядчиков расценок выберите те, которые вас наиболее устраивают. Директор стенда совместно с дизайнером и исполнительным составом должен определить зоны ответственности на период сборки и оформления стенда. К примеру, кто будет отвечать за доставку экспонатов, за их упаковку и отправление обратно?
9. Оформите заявку на подрядчика.
Если вы нанимаете подрядчика, с которым вы или ваш дизайнер уже работали, вы обязаны принять его расценки. Если же вы решили нанять другого, то убедитесь, что проект полностью вами утвержден. Придерживайтесь спецификаций вашего дизайнера, какие-либо изменения в последний момент увеличат расценки.
10. Обсудите рабочие детали с подрядчиком.
Убедитесь, что подрядчику известно, какие части стенда должен комплектовать он, а какие будут доставлены вами. Укажите сроки доставки оборудования, если это является частью проекта стенда.
11. Контролируйте сооружение стенда, монтаж оборудования.
Отвечает за это подрядчик, но вы должны его контролировать. Ошибки встречаются часто, только замечаешь их слишком поздно. Сделайте так, чтобы с вашим стендом этого не произошло. Постарайтесь сами заметить ошибки до того, как в день открытия их увидят все. Проверьте работу экспонатов дважды: до окончания работ и после установки. Обеспечьте охрану.
12. Решите, какую продукцию и в каком качестве хотели бы вы показать.
Не забудьте задействовать дополнительное оборудование и механизмы, чтобы эффект был максимальным. Демонстрации привлекают посетителей. Старайтесь разными способами привлечь внимание посетителей к своему стенду и чаще приглашайте фотокорреспондентов.
13. Закажите и подготовьте специальные экспонаты.
Если вы арендуете стандартный стенд, нужно спроектировать только интерьер. Этот проект с указанием всех размеров, веса, отдельных деталей нужно передать дизайнеру и подрядчику как можно раньше. Заблаговременно нужно доставить на место механизмы и компоненты экспозиции, выполненные по специальному заказу. В противном случае у вас может не оказаться времени, чтобы проверить и как следует установить экспонаты, и ваше "работающее чудо" будет стоять неподвижным.
14. Необходимо пригласить дизайнера — специалиста в области выставок.
Он должен хорошо понимать структуру и род деятельности вашей фирмы и точно знать, кому он подчиняется. Директор стенда должен контролировать работу дизайнера, не допускать, чтобы работа выходила за рамки бюджета и установленных сроков сдачи. Не поручайте решение этих вопросов чертежнику или вашему сыну, даже если он талантливый студент архитектурного факультета.
15. Проинструктируйте дизайнера.
Важно, чтобы инструктаж был полным. В нем должны быть все данные размеров, веса, требования по технике безопасности и пожарной охране. Перед принятием окончательного решения обсуждайте все вопросы с дизайнером и организаторами.
16. Организуйте транспортировку выставочных грузов.
Для доставки объемных экспонатов может понадобиться специальный транспорт, и вы должны проконтролировать весь маршрут — от контейнера до самого стенда. Закажите транспорт, подъемный кран или лифт в удобное время и не забудьте об обратной доставке.
17. Организуйте уборку стенда.
Пыль и отпечатки пальцев не украсят ваши экспонаты. Организаторы обычно производят уборку проходов, но вы должны позаботиться о своем стенде и нанять рабочих, чтобы они ежедневно его убирали.
18. Закажите водопроводную систему и канализацию.
Если вам нужно слить воду или отходы, убедитесь, что это не вызовет затопление, и что вы в случае необходимости сможете отключить систему, не разбирая стенда. Если вы используете цистерну или резервуар, в день закрытия выставки содержимое нужно слить
19. Закажите дополнительное оборудование: мебель, цветы, телефоны.
Эти услуги организаторы часто предоставляют сами. Узнайте ваш номер телефона заранее, чтобы сообщить его коллегам и деловым знакомым. Проследите, чтобы ночью телефон был отключен.
20. Оформите страховку.
Обсудите все с вашим страховым агентом. На выставке всегда есть риск, который ваш страховой полис не всегда может покрыть, и организаторы, согласно своим правилам, предъявят вам претензии.
Наряду со страхованием ценных экспонатов, вы должны предусмотреть страховое обеспечение на такие непредвиденные обстоятельства, как отмена, перенос или сокращение сроков выставки. Дополнительное страхование обходится дешевле, если оно добавляется к ранее оформленной страховке.
21. Подготовите вывеску с названием фирмы.
Поместите на фризе название вашей фирмы или группы фирм, которое хорошо известно. Сокращения допустимы только в том случае, если они хорошо знакомы. Торговые названия выносить на вывески не рекомендуется. Посетитель находит ваш стенд по знакомому названию или фирменному знаку, поэтому из проходов он должен быть так же хорошо виден, как и на стенде.
22. Наймите дополнительный персонал для работы на стенде.
Обслуживание стенда — это не дополнительный приработок, и оно не должно превращаться в подработку для персонала. Решите сами, сколько человек там должно находиться в каждый определенный момент времени, и направьте туда самых лучших торговых и технических работников. Обеспечьте достаточное количество специалистов для демонстраций вашей продукции в любое время, с учетом часов пик. Организуйте перерывы для отдыха. Старайтесь сохранять на стенде один состав персонала в течение всей выставки, чтобы он день ото дня совершенствовал свой опыт и работал слаженно. Помните, даже в футболе разрешается менять игроков только дважды*.
23. Назначьте ответственных работников стенда из штата для работы на стенде.
Предупредите сотрудников, что в их рабочем графике и, естественно, в личной жизни произойдут изменения. Все праздники придется отменить. Быть может ваш главный "продавец", вероятно, запланировал медовый месяц или переезд на новую квартиру.
24. Обучите персонал работе на стенде.
В первые дни работы на выставке экспонент тратит больше времени, отвечая на вопросы обслуживающего персонала, чем на работу с посетителями. Обучите персонал коллективной работе, и он будет действовать как единая команда. Расскажите им, какие цели преследует ваша компания, участвуя в этой выставке. Расскажите все о выставке, а также о тех отраслях промышленности, на которые она нацелена. Объясните, как нужно себя вести с "промышленными шпионами" и как с представителями конкурирующих с вами фирм.
25. Сопоставьте график работы персонала на стенде.
Лучше всего установить короткие периоды работы с перерывами. На два часа работы достаточно перерыва в 20 минут. Убедитесь, что персонал хорошо знает установленное время перерывов, планировку выставочного павильона и как пройти со стенда в то место, где можно отдохнуть. Спланируйте работу во время наибольшего наплыва посетителей. Отсутствие некоторых сотрудников на стенде возможно только после спада посетителей. Данные о количестве посетителей в определенные часы можно взять у организаторов.
26. Пригласите потенциальных клиентов из-за рубежа.
Вашим потенциальным клиентам за рубежом необходимо послать наиболее полную информацию о вашем участии в выставке за несколько месяцев до ее открытия. Для заключения экспортных контрактов не забудьте пригласить и других экспертов из-за рубежа. Информируйте их письменно обо всех новых достижениях, которые вы собираетесь представить на этой выставке.
27. Обеспечьте бронирование необходимого числа мест в гостинице для своего персонала и зарубежных агентов.
Сделайте это заранее. Другой участник выставки сделает то же самое, и мест может не быть. При расселении персонала следите, чтобы гостиница была не самой дорогой, а самое удобное – близко к выставочному центру и недалеко от города.
28. Подготовьте список посетителей.
Время, затраченное на подготовку пофамильного списка посетителей, окупится впоследствии. Ищите новые фамилии для новых дел, обратитесь к существующим контактам для продолжения сотрудничества. Обзвоните основных клиентов и выясните, в какой день и в какое время они посетят ваш стенд.
29. Закажите пригласительные билеты и бэджи участников.
Заполните соответствующие бланки организаторов вовремя. В противном случае вашим сотрудникам придется тратить на это драгоценное время в день открытия, либо платить за вход на выставку.
30. Разошлите пригласительные билеты.
Доставка пригласительных билетов может быть поручена представителю вашей фирмы. Позаботьтесь, чтобы билеты не были отправлены слишком рано, иначе утеряются, но и не слишком поздно, иначе у ваших деловых партнеров не будет времени для подготовки к посещению выставки.
31. Отправьте приглашение за границу.
Не исключено, что ваши зарубежные партнеры, возможно, планируют на это время деловую поездку. Тогда они смогут посетить вашу выставку по пути. В любом случае вы должны предоставить им полную информацию.
32. Организуйте рассылку приглашений в своей стране.
Подумайте, может быть стоит вложить в пакет с пригласительным билетом письмо или каталог, а может, приглашение. Решите, что вы можете себе позволить, и что может привлечь наиболее нужного вам посетителя.
33. Спланируйте рекламную и информационную работу.
Попросите ваших специалистов в области рекламы разработать скоординированный план на основе всех доступных средств массовой информации. Проведите тщательный маркетинг, изучите работу конкурентов, графики проведения аналогичных выставок в других городах, странах. Постарайтесь связать свои планы с любыми проектами, которые есть у организаторов.
34. Договоритесь о дополнительной рекламе.
Ваши обычные рекламные объявления в коммерческой, торговой и технической прессе должны сообщать о вашем участии в выставке, дате ее открытия и месте проведения. Проверьте, указан ли номер вашего стенда, а также узнайте у организаторов, существует ли специальный символ выставки, который вы могли бы использовать.
35. Поместите дублирующую рекламу в зарубежной прессе.
Реклама за рубежом может иногда помочь и в продвижении торговли в вашей стране. Поговорите заранее с вашим зарубежным агентом, возможно, он хочет пригласить ценных клиентов на вашу выставку. Этот визит необходимо спланировать заранее.
36. Используйте нетрадиционные виды рекламы.
Участие в выставке может потребовать дополнительной рекламы, не запланированной заранее. Узнайте, не предоставляют ли организаторы для этого какие-то возможности, кроме каталога. Плакаты, расклеенные в выставочном зале, помогут привлечь посетителя на ваш стенд.
37. Отправьте пресс-релизы за рубеж.
Рекламу на разных языках с одобрительными отзывами о вас клиентов нужно разослать в виде фотокопий куда только возможно. Пошлите копию и зарубежным партнерам. Пользуясь своим влиянием, они, возможно, смогут опубликовать ее в прессе.
38. Закажите заранее место для рекламы в прессе.
Хорошо подготовленный пресс-релиз в коммерческом и техническом издании может повысить интерес к вашей продукции до, во время и после выставки.
39. Подготовьте фотографии вашей продукции для прессы.
Вам могут понадобиться фотографии для массовой рекламы, буклетов или литературы. Фотографа нужно проинструктировать по каждому из этих пунктов отдельно. Копии нужно оставить и в пресс-центре организаторов для журналистов. Конечно же, у вас должны быть фотографии вашего стенда. Пользуйтесь услугами только профессиональных фотографов, будьте разборчивы, покупайте только те фотографии, которые вам подходят, и не заказывайте больше, чем требуется.

[Mikha]

40. Поместите рекламу в каталог выставки.
Возможно, это самое лучшее средство рекламы. Каталогом можно пользоваться как справочником еще долго после окончания выставки. Укажите в нем название вашей фирмы, адрес, телефон, номер факса. Текст должен содержать информацию о выставляемой продукции, чтобы покупатели использовали каталог в качестве справочника, могли войти с вами в контакт.
41. Подготовьте полиграфическую продукцию для распространения на стенде.
Полиграфическую продукцию лучше разделить по категориям: качественный, недорогой раздаточный материал для раздачи случайным посетителям, и более дорогие брошюры для раздачи посетителям, проявляющим действительный интерес и оставляющим свои фамилии и адреса. И той и другой литературы должно быть достаточно.
42. Закажите услуги переводчика.
Обеспечьте перевод информационных материалов. Постарайтесь все переводы проверить заранее в соответствующих странах. Конечно, для этого потребуется время, но если вы хотите выглядеть солидным экспортером, сделайте это.
43. Предусмотрите полиграфические работы.
Совместно с дизайнером по печати и наборщиком составьте график работы. Ночные печатные работы в спешке и панике обойдутся вам гораздо дороже.
44. Составьте график выполнения полиграфических работ.
Постарайтесь доставить печатный материал хотя бы за месяц до открытия. Самые первые экземпляры нужно отправить главным покупателям, а обслуживающий персонал стенда должен хорошо знать информацию, которая в них содержится. Исключите доставку литературы на стенд прямо из типографии. В таких случаях она часто теряется и становится предметом ненужных волнений.
45. Подготовьте пресс-релиз № 1.
Он должен быть готов за месяц до начала выставки. Это сообщение должно содержать общую информацию об участии вашей фирмы в выставке, короткие сведения о новых видах продукции. Сообщение должно быть выпущено большим тиражом.
46. Подготовьте пресс-релиз № 2.
Это сообщение предназначено для коммерческих и технических изданий. В нем должно быть больше детальной информации о вашей продукции, а также фотографии, иллюстрации, отзывы художника о вашей экспозиции, фотографии стенда и моделей продукции.
47. Еще раз убедитесь, что вся реклама должным образом размещена, что из всех редакций присланы копии ваших объявлений.
Убедитесь в наличии самых последних расценок на рекламу, адресов, фамилий агентов, которые вам понадобятся на стенде в день открытия.
48. Подготовьте пресс-релиз № 3.
Это сообщение должно привлечь внимание местной прессы.
49. Подготовьте пресс-релиз № 4.
Это сообщение должно содержать имиджевый материал о росте вашей компании и другие дополнительные сведения.
50. Организуйте работу пресс-центра.
Организаторы отвечают за рекламу выставки в целом, рекламировать отдельных экспонентов или их продукцию они не обязаны, хотя некоторые наиболее продвинутые компании оказывают за дополнительную плату такие услуги. Поэтому подумайте о создании своего собственного пресс-центра прямо на стенде или в отдельной комнате, расположенной рядом. Постарайтесь, чтобы приемы журналистов не совпадали по времени с приемом ваших клиентов. Назначайте прием на такое время, чтобы журналист успевал подготовить материал в набор.
51. Разошлите приглашения на приемы.
За неделю до открытия обзвоните своих гостей, которые не успели ответить на ваше приглашение, и напомните им о приеме. Решите, кто из ваших подчиненных произнесет приветственную речь и ответит на вопросы прессы.
52. Подготовьте дополнительный информационный материал в полном объеме: копии речей, фотографии.
Этот материал понадобится для работы после выставки.
53. Пригласите фотографа.
Несмотря на то, что вы приглашаете прессу, целесообразно иметь и свои собственные снимки почетных гостей вашего стенда или званого приема, чтобы потом использовать их в публикациях.
54. Приготовьте итоговое сообщение для прессы.
Фотографии и отзывы ваших посетителей можно поместить через ваши контакты в коммерческих или ваших фирменных изданиях. Комментарии по итогам выставки должны содержать данные о заказах, которые вы получили, об объеме заключенных вами сделок.
55. Проверьте стенд перед открытием.
Если работа была хорошо спланирована, последняя проверка покажет, что все сделано, как надо. Какие-либо изменения вносить уже поздно.
56. Организуйте прием посетителей.
Организуйте приемы для посетителей в день открытия или, если необходимо, в день закрытия выставки. Для переговоров можно отвести небольшую огороженную площадку внутри стенда или за его пределами. Не забудьте про чай, кофе, печенье или конфеты.
57. Проверяйте стенд ежедневно.
Следите за наличием всех материалов, включая литературу, а также за тем, чтобы действующие модели, слайд-проектор, видеомагнитофон работали все время.
58. Каждый день продвигайтесь к цели.
Ежедневно вы должны выполнять намеченные планы. Каждый день может принести какие-либо неожиданности. Может потребоваться дополнительный персонал. В конце каждого дня проводите короткие совещания. Как работали? Сколько новых имен и адресов получили? Сколько продукции продали?
59. Организуйте демонтаж стенда и отправку выставочных экспонатов.
Когда выставка заканчивается, возникает желание побыстрее уехать. Не торопитесь. Нужно сделать еще многое: организовать транспорт и убрать экспонаты. Возможно, они понадобятся для работы вашим клиентам и их можно продать. Поэтому позаботьтесь, чтобы все было разобрано и тщательно упаковано.
60. Подведите итоги.
Возвратившись домой, составьте подробный отчет. Стоило ли дело затраченных усилий? Проверьте счета. И не забудьте оформить заявку на участие в выставке на следующий год!
Составлены Брайном Монтгомери в форме развернутой инструкции.
Первоисточник: www.expoforum.minsk.by/advice.html

[Patishka]

Хорошо работает наружная реклама, которую потенциальный посетитель встретит на своем пути на выставку. За 300 и за 600-700 м до выставочного центра. Человек уже будет иметь какую-то информацию о выставке, сначала он посетит тот стенд, о котором ему сообщила рекама, а потом уже пойдет по всем остальным.
Но это если очень больщ\шая/значительная выставка и бюджет позволяет.